Dubbi sulla legalizzazione e sull’apostille? Ecco tutto quello che ti occorre sapere.
La legalizzazione di un documento è un processo che consiste nell’attestazione ufficiale della qualità legale del firmatario dell’atto e della firma stessa. Essa è necessaria principalmente quando un documento italiano deve essere tradotto e presentato all’estero o viceversa.
Normalmente, la legalizzazione non è richiesta all’interno dell’Unione Europea. Al contrario, al di fuori dell’Unione, essa è spesso necessaria affinché il documento tradotto assuma valore legale definitivo. Gli enti preposti a legalizzare i documenti sono le ambasciate ed i consolati presenti sul territorio del paese che ha emesso il documento.
Facciamo un esempio che, per quanto banale, può aiutare a capire quando è richiesta la legalizzazione di un documento. Prendiamo, a titolo di esempio, lo studente che ha necessità di tradurre e legalizzare i propri documenti per proseguire il ciclo di studi in un paese al di fuori della UE. In questo caso, il primo passo che dovrà compiere è quello di richiedere una traduzione giurata, ossia una traduzione autenticata e ufficializzata da un verbale di giuramento, compilato e firmato da un traduttore professionista.
Alcuni dei documenti che dovrà presentare saranno, ad esempio, il passaporto, i titoli di studio (diploma di stato e/o laurea) e il certificato del casellario giudiziale. Solo in un secondo momento, sulla traduzione giurata del documento verrà legalizzata e verrà, eventualmente, apposta l’apostille per dare valore legale completo alla traduzione giurata. In questo caso, inoltre, si legalizzano le firme presenti sul verbale di giuramento allegato in fondo alla traduzione al momento dell’asseverazione in tribunale.
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Gli esempi di questo tipo sono innumerevoli: tra i documenti che potrebbero richiedere legalizzazione o apostille abbiamo anche certificati di stato civile, nascita, matrimonio e morte; documenti giudiziari, atti, sentenze, ricorsi e ingiunzioni; carichi pendenti e casellari giudiziali.
La legalizzazione e l’apostille sono due procedure distinte.
L’ulteriore attestazione di legale qualità dell’atto è l’apostille. Quest’ultima è essenzialmente un timbro che dà valore legale alle firme apposte sul documento, ed è necessaria solo in certe condizioni.
Si parla di legalizzazione quando il documento in questione viene presentato all’autorità consolare estera in Italia. L’apostille, al contrario, non richiede questo ulteriore passaggio e il documento assume valore legale a tutti gli effetti negli Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961.
Ciò significa, dunque, che l’apostille semplifica il processo di legalizzazione degli atti destinati all’estero.
A differenza della legalizzazione, l’apostille consiste in un timbro specifico che attesta l’autenticità del documento e certifica la qualità legale dell’autorità che lo rilascia, inoltre non necessita del passaggio al Consolato.
Ciò che determina la necessità o meno della legalizzazione o dell’apostille è dunque lo Stato estero dove verranno presentati i documenti originali e i documenti tradotti. In altre parole, il fattore discriminante è l’adesione o meno dello Stato di riferimento alla Convenzione dell’Aja: se lo Stato in questione aderisce alla Convenzione, sarà sufficiente ricorrere all’apostille, al contrario sarà necessaria la legalizzazione.
Di seguito riportiamo l’elenco dei paesi aderenti alla Convenzione dell’Aja.
L’apostille si appone sia sul documento originale (in Prefettura o in Procura) sia sulla traduzione giurata. Il significato dell’apostille dunque cambia: se nel primo caso l’apostille autentica la firma apposta su di esso, nel secondo caso, ossia sulla traduzione, l’apostille autentica la firma e la qualità legale con cui ha operato il cancelliere del Tribunale (o il notaio) che ha recepito il giuramento della traduzione da parte del traduttore. Molto spesso la doppia apostilla è richiesta dall’autorità estera.
Presso lo Studio Ati è possibile effettuare la traduzione giurata dei propri documenti, autenticata e ufficializzata da un verbale di giuramento che i nostri traduttori firmano e compilano.
La legalizzazione avviene presso un Ufficio consolare, mentre l’applicazione dell’apostille avviene generalmente presso un notaio. Da anni collaboriamo con la Cancelleria del Tribunale, il Giudice di Pace e la Procura della Repubblica per garantire ai nostri clienti un eccellente servizio dedicato alla legalizzazione dei documenti.
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Il costo della legalizzazione presso una rappresentanza diplomatica o consolare estera in Italia è attualmente di € 16,00 (marca da bollo).
